Un presupuesto no predice el futuro, pero te prepara para él. La claridad en los números es la base de cualquier decisión estratégica.
Cuando hablamos de presupuestos empresariales, los empresarios piensan en grandes corporaciones, informes complicados y hojas de Excel interminables. Sin embargo, la realidad es que un presupuesto puede convertirse en la mejor brújula ya que permite anticipar gastos, prever beneficios y tomar decisiones con más seguridad.
Para que se entienda mejor, un buen ejemplo: una cafetería gourmet con obrador propio. Sus socios quieren organizar el próximo ejercicio y necesitan responder a una pregunta clave: ¿podemos contratar a alguien más o debemos reservar ese dinero para invertir o para cubrir imprevistos?
1. Ingresos previstos
La cafetería estima una facturación mensual media de 12.500 €, lo que supondría unos 150.000 € al año. Esta cifra se apoya en las ventas del año anterior, sumando un crecimiento del 15 % gracias a clientes fidelizados y a un ligero ajuste en los precios de la carta.
2. Costes variables
En este tipo de negocio, la materia prima supone un gasto importante: café de especialidad, bollería, frutas y lácteos ascienden a unos 30.000 € anuales.
A ello se suman 3.000 € en packaging para pedidos para llevar y 5.000 € en colaboraciones puntuales de pastelería artesanal en campañas especiales.
Costes variables totales: 38.000 €
3. Costes fijos
Los gastos que se mantienen mes a mes, ocurra lo que ocurra, alcanzan los 32.400 € anuales:
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18.000 € de alquiler del local,
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7.200 € de suministros como agua, luz o internet,
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2.400 € en seguros y licencias,
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y 4.800 € en servicios externos como asesoría, limpieza o mantenimiento
4. Gastos de personal
Una de las grandes partidas. Entre los 42.000 € en sueldos de tres empleados, las cotizaciones a la Seguridad Social (12.600 €) y los uniformes y formación (2.400 €), el coste total de personal asciende a 57.000 € anuales.
5. Inversiones
La cafetería no solo piensa en el día a día, también en crecer y mejorar:
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6.000 € para reformar la terraza,
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y 4.000 € para adquirir una nueva máquina de café de última generación.
Total inversiones: 10.000 €
6. Amortizaciones y provisiones
Para reflejar de forma realista el desgaste del negocio, se incluye una amortización de 3.000 € en maquinaria y mobiliario, junto a 1.000 € de provisión para posibles impagos en reservas y eventos.
Total: 4.000 €
7. Impuestos
El beneficio antes de impuestos estará sujeto a un 25 % de Impuesto de Sociedades.
8. Resultado presupuestado
Si sumamos ingresos y restamos todos los gastos, el presupuesto arroja las siguientes cifras:
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Ingresos: 150.000 €
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Costes variables: –38.000 €
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Costes fijos: –32.400 €
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Gastos de personal: –57.000 €
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Inversiones: –10.000 €
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Amortizaciones y provisiones: –4.000 €
Beneficio antes de impuestos: 8.600 €
Tras aplicar un 25 % de Impuesto de Sociedades: –2.150 €
Beneficio neto estimado: 6.450 €
Conclusiones del caso
Este presupuesto revela algo fundamental: con una facturación de 150.000 €, la cafetería gourmet apenas tendría un margen neto de 6.450 €.
Eso significa que, a la pregunta de si podrían contratar a alguien más, la respuesta es no. El beneficio actual no cubriría ni de lejos el coste de un nuevo empleado a jornada completa (que rondaría entre 18.000 y 20.000 € anuales, incluyendo Seguridad Social).
En cambio, los socios deberían priorizar otras acciones:
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Crear un fondo de emergencia empresarial: ahora mismo la empresa carece de un colchón de liquidez. Lo recomendable sería tener al menos entre 3 y 6 meses de gastos fijos cubiertos (es decir, un fondo de 30.000–50.000 € en este caso).
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Enfocarse en vender más y aumentar márgenes: solo con un incremento en la facturación y una mejor gestión de costes se abrirá la puerta a nuevas inversiones o contrataciones.
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Revisar precios y eficiencia interna: pequeños ajustes en la carta, control de mermas o renegociación de proveedores pueden liberar recursos sin necesidad de más ventas inmediatas.
En resumen, el primer paso para esta cafetería no es contratar, sino protegerse con liquidez y asegurar su estabilidad. Solo una vez consolidada esa base podrá pensar en crecer con nuevas inversiones o ampliando el equipo.
Este ejemplo demuestra que un presupuesto no es solo un listado de números. Es, sobre todo, una herramienta estratégica que da claridad a los dueños del negocio. Saber si habrá margen para crecer, contratar o invertir marca la diferencia entre improvisar y dirigir la empresa con rumbo.
Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, un presupuesto anual te permite dormir más tranquilo. No se trata de adivinar el futuro, sino de estar preparado para tomar mejores decisiones.
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