Facturar más no garantiza ganar más por cada euro vendido. Antes de firmar un contrato, calcula su margen, las horas que exige y el dinero que tendrás que adelantar.
De la gran empresa a la micropyme
Conseguir nuevos clientes y aumentar la facturación suele interpretarse como una señal de que el negocio está funcionando. Sin embargo, una empresa puede vender más, ganar más dinero en términos absolutos y, al mismo tiempo, reducir su rentabilidad por cada euro facturado.
Este fenómeno es especialmente importante para autónomos y propietarios de pequeñas empresas que quieren crecer contratando personal, recurriendo a colaboradores externos o aceptando proyectos de mayor tamaño. El problema aparece cuando los nuevos contratos exigen recursos adicionales cuyo coste no se ha calculado correctamente. La facturación aumenta, pero el margen se estrecha y las necesidades de tesorería pueden crecer.
Los resultados publicados por la tecnológica británica Kainos el 9 de noviembre de 2026 permiten analizar este riesgo empresarial y trasladar sus enseñanzas a un negocio mucho más pequeño.
Qué ocurrió con Kainos: más ingresos y beneficios, pero menor margen
Kainos es una empresa británica especializada en servicios y productos tecnológicos que trabaja con grandes organizaciones y administraciones públicas.
Durante los seis meses finalizados el 30 de septiembre de 2026, la compañía registró unos ingresos de 268,8 millones de libras, frente a los 196,1 millones del mismo periodo anterior. Esto representa un crecimiento cercano al 37 %.
Su beneficio antes de impuestos también aumentó, pasando de 28,4 a 35,8 millones de libras, aproximadamente un 26 % más. Desde una perspectiva de crecimiento, los resultados muestran una evolución favorable. La compañía consiguió aumentar considerablemente su actividad y sus beneficios absolutos.
Sin embargo, el margen antes de impuestos descendió del 14,5 % al 13,3 %, mientras que el margen bruto pasó del 48 % al 43,1 %. Esta diferencia es relevante porque refleja que, aunque la empresa ganó más dinero en términos absolutos, obtuvo menos margen por cada unidad monetaria facturada.
Por qué se redujo el margen de Kainos
Una de las explicaciones recogidas en los resultados de la compañía fue el mayor recurso a contratistas y socios externos para ejecutar proyectos.
En la división Digital Services, el margen bruto descendió del 35,8 % al 31,9 %. Kainos atribuyó 3,4 de los 3,9 puntos porcentuales de reducción al mayor uso de contratistas y socios.
Cuando consigues más trabajo del que puede ejecutar tu plantilla habitual, necesitas incorporar capacidad adicional. Puedes contratar trabajadores, subcontratar actividades o recurrir a colaboradores especializados. Estas alternativas permiten atender nuevos clientes, pero pueden incrementar el coste de ejecución de los proyectos.
Si el precio de venta no compensa adecuadamente esos nuevos costes, tu empresa puede aumentar su facturación mientras disminuye su margen de rentabilidad.
La estructura de Kainos y sus grandes contratos no son comparables directamente con los de una micropyme. No obstante, este mecanismo puede producirse en cualquier empresa que venda servicios y dependa del tiempo de sus profesionales.
Cómo puede afectar este problema a una pequeña empresa que factura 250.000 €
Supongamos que tienes un despacho de ingeniería que factura 250.000 € al año. Tu negocio cuenta con varios empleados, una cartera estable de clientes y suficientes encargos para mantener la actividad. Sin embargo, quieres aumentar los ingresos y conseguir proyectos de mayor tamaño.
Un día recibes la oportunidad de realizar un trabajo por 32.000 €, sin IVA. El importe representa el 12,8 % de tu facturación anual habitual. Por tanto, parece una oportunidad importante para impulsar el crecimiento del despacho.
El problema es que tu equipo no dispone de suficientes horas para ejecutar el contrato sin perjudicar otros trabajos que ya tienes comprometidos. Para cumplir los plazos necesitas recurrir a colaboradores externos, adquirir determinadas licencias y utilizar horas de tus propios empleados.
Cómo calcular el margen real de un proyecto
Después de estudiar las necesidades de ejecución, identificas los siguientes costes:
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Subcontratación de profesionales: 14.000 €.
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Licencias y herramientas específicas: 2.000 €.
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Horas de tus empleados a coste completo: 10.000 €.
Los costes directamente atribuibles ascienden a 26.000 €. Como el precio de venta es de 32.000 €, el proyecto deja un margen de 6.000 €, equivalente al 18,75 % de la facturación.
Este margen todavía debe contribuir a cubrir otros costes generales que no se hayan incorporado al presupuesto del proyecto. Por tanto, los 6.000 € no representan necesariamente el beneficio neto disponible para el propietario.
Tu empresa también tiene que sostener su estructura administrativa, atender sus obligaciones financieras y fiscales y obtener una rentabilidad suficiente para compensar los riesgos que asume. El contrato puede ser rentable, pero la cuestión importante es determinar si genera el margen que necesita tu negocio.
El error de calcular los presupuestos sin incluir el coste completo de tus empleados
Uno de los errores más habituales al presupuestar servicios profesionales consiste en calcular únicamente los pagos que habrá que realizar a proveedores y colaboradores externos. Como las nóminas de los empleados se pagan todos los meses, puedes llegar a considerar que esas horas no representan un coste adicional.
Sin embargo, el tiempo de tus trabajadores tiene un coste económico y una capacidad productiva limitada. Cuando un ingeniero dedica 80 horas a un nuevo proyecto, esas mismas horas dejan de estar disponibles para realizar otros encargos. Además, el coste de un empleado no equivale a su salario neto.
Para determinar correctamente el coste interno necesitas tener en cuenta su salario bruto, las cotizaciones empresariales y los demás costes laborales que correspondan. También debes considerar que no todas las horas remuneradas son productivas o directamente facturables, ya que las vacaciones, las reuniones internas, la formación, las tareas administrativas y los periodos sin proyectos facturables afectan al coste real de cada hora que puedes vender.
Si calculas tus presupuestos utilizando un coste por hora inferior al real, puedes aceptar proyectos aparentemente rentables que están consumiendo más recursos de los que habías previsto. Por eso, conocer el coste completo por hora y la capacidad productiva de tu equipo resulta fundamental para fijar correctamente tus precios.
Cuánto deberías cobrar para alcanzar un margen del 25 %
En el proyecto del despacho de ingeniería has calculado unos costes de 26.000 € y quieres conseguir un margen del 25 % sobre las ventas, antes de otros gastos generales no incluidos en el presupuesto. Con el precio inicial de 32.000 €, únicamente alcanzarías el 18,75 %.
Para calcular el precio necesario puedes utilizar esta fórmula:
Precio de venta = Coste del proyecto / (1 − Margen objetivo)
Al dividir los 26.000 € de costes previstos entre 0,75, obtienes un precio de venta de 34.666,67 €. Por tanto, necesitarías presupuestar aproximadamente 34.667 € para alcanzar un margen del 25 %.
Con ese precio, y manteniendo los mismos costes, obtendrías un margen de unos 8.667 €. Esto significa que aumentar el precio aproximadamente un 8,3 % permitiría incrementar el margen económico del proyecto alrededor de un 44,4 %.
La diferencia es importante, especialmente cuando tienes una pequeña empresa y necesitas que cada contrato contribuya adecuadamente a sostener el negocio. Naturalmente, no siempre podrás aumentar el precio sin afectar a la decisión del cliente.
También puedes modificar el alcance del trabajo, establecer un número máximo de revisiones, negociar el calendario de entregas o reorganizar los recursos necesarios. Todas estas alternativas deben evaluarse antes de comprometerte con el cliente, cuando todavía puedes negociar las condiciones y proteger el margen previsto.
Un contrato rentable también puede provocar problemas de tesorería
La rentabilidad de un contrato y su efecto sobre la tesorería son dos cuestiones diferentes. Puedes aceptar un proyecto que genere un margen económico positivo y, sin embargo, necesitar financiación para ejecutarlo.
Supongamos que finalmente negocias un precio de 34.667 €, pero el cliente establece que abonará un 20 % al comienzo y el 80 % restante cuando termine el trabajo. Para simplificar el cálculo, utilizaremos importes sin IVA, de manera que podamos centrarnos exclusivamente en los flujos económicos del proyecto.
Recibirías aproximadamente 6.933 € al inicio, mientras que los 27.734 € restantes quedarían pendientes hasta la finalización y aceptación del proyecto. Durante la ejecución necesitas pagar 14.000 € a tus colaboradores externos y 2.000 € por las licencias, lo que supone un desembolso total de 16.000 € en pagos externos.
Como solamente has recibido 6.933 € de anticipo, tendrás que adelantar 9.067 € de tu propia tesorería para atender esos pagos externos, suponiendo que debas realizarlos antes de cobrar el importe pendiente. A esa necesidad podrían añadirse los desembolsos correspondientes a los trabajadores de tu plantilla durante el periodo de ejecución, aunque sus costes ya estén incluidos en el cálculo económico del margen.
Esta situación explica por qué algunas pequeñas empresas tienen una cartera importante de pedidos y, sin embargo, experimentan dificultades para atender sus pagos. Facturar no significa cobrar, y obtener beneficios no garantiza disponer del dinero necesario cuando llegan los vencimientos.
Para evitar este problema necesitas analizar el calendario de cobros y pagos antes de aceptar el contrato. También puedes negociar anticipos mayores, establecer facturación por hitos de ejecución o acordar condiciones de pago con tus proveedores que reduzcan las necesidades de financiación. El objetivo es que puedas ejecutar nuevos contratos sin poner en peligro la liquidez necesaria para sostener el resto de tu actividad.
Cómo afecta un nuevo contrato a la rentabilidad de los proyectos que ya tienes
Cuando recibes una oportunidad importante es fácil concentrarte exclusivamente en el dinero que podrías ganar. Sin embargo, también debes comprobar qué recursos vas a necesitar y cómo afectará su utilización al resto de la empresa.
En el ejemplo que estamos analizando, necesitas dedicar parte de las horas de un técnico experimentado al nuevo proyecto. Ese profesional ya tenía asignados otros trabajos, por lo que tendrás que reorganizar las entregas, recurrir a colaboradores externos o retrasar determinadas actividades.
Aunque el nuevo contrato genere un margen positivo, podría afectar a la rentabilidad de los encargos existentes. El coste de aceptar un proyecto también puede incluir las oportunidades de negocio que pierdes por no disponer de suficiente capacidad productiva.
Este concepto se conoce como coste de oportunidad y conviene considerarlo cuando tu empresa tiene recursos limitados. Antes de aceptar un nuevo contrato debes conocer las horas disponibles de tu equipo, los compromisos adquiridos y la rentabilidad de los proyectos que podrían verse desplazados. De lo contrario, puedes acabar llenando tu agenda con trabajos de menor margen y rechazando encargos que habrían generado una rentabilidad superior.
Cinco comprobaciones antes de aceptar un nuevo contrato
Si quieres que tu empresa crezca de forma rentable, necesitas incorporar un análisis económico y financiero a tus decisiones comerciales. Estas cinco comprobaciones te ayudarán a evaluar nuevos contratos con mayor criterio.
Calcula las horas necesarias y su coste completo
Identifica qué profesionales participarán en el proyecto, cuántas horas dedicarán y cuál es su coste real para tu empresa. No utilices únicamente los salarios netos ni consideres que las horas de tu plantilla son gratuitas porque ya forman parte de tus gastos habituales.
Incorpora todos los costes de colaboradores y proveedores
Solicita presupuestos suficientemente definidos de los profesionales externos, licencias, materiales y servicios que necesitas contratar. También conviene prever cómo afectarían al margen las posibles modificaciones del alcance o los retrasos de ejecución.
Establece un margen mínimo por proyecto
Define qué rentabilidad necesitas obtener para contribuir a sostener la estructura de tu empresa y compensar los riesgos asumidos. Este objetivo debe adaptarse a tus costes, al tipo de servicio y a la situación económica del negocio. Un margen del 25 % puede ser válido como referencia para nuestro ejemplo, pero no tiene por qué ser suficiente ni adecuado para todas las empresas.
Comprueba el calendario de cobros y pagos
Calcula qué dinero vas a recibir, qué pagos tendrás que realizar y en qué fechas se producirán. No aceptes un contrato importante sin conocer su posible necesidad máxima de financiación durante la ejecución. Esta información te permitirá negociar anticipos y establecer un calendario financiero compatible con tu tesorería.
Revisa la capacidad de trabajo disponible
Antes de comprometerte con un nuevo cliente, analiza los proyectos vendidos, las fechas de entrega y las horas realmente disponibles de tus profesionales. Aceptar un contrato que no puedes ejecutar con los recursos previstos puede obligarte a contratar servicios más caros y reducir el margen que esperabas conseguir.
Estas comprobaciones pueden comenzar con una hoja de cálculo bien diseñada. Lo importante es trabajar con información fiable y revisar las previsiones durante la ejecución, no solamente cuando el proyecto haya terminado.
Cómo puede ayudarte un CFO externo a mejorar la rentabilidad de tu empresa
Cuando diriges una pequeña empresa, es habitual que tengas que ocuparte de conseguir clientes, supervisar trabajos, gestionar empleados y resolver problemas operativos. En ese contexto, las decisiones financieras pueden quedar relegadas hasta que llega el cierre contable o aparece una dificultad de tesorería.
Sin embargo, la dirección financiera no debería limitarse a explicar lo que ha ocurrido, sino ayudarte a decidir qué conviene hacer antes de comprometer los recursos de tu negocio.
Un CFO externo puede ayudarte a establecer un sistema de gestión que conecte los datos contables con los costes laborales, la rentabilidad de los proyectos y la previsión de tesorería.
El objetivo es que puedas conocer qué servicios y clientes generan mejores márgenes, cuánto cuesta realmente tu capacidad productiva y qué efecto tendrá aceptar nuevos contratos. También resulta fundamental revisar la evolución de los costes, planificar los pagos fiscales y establecer previsiones de caja que permitan anticipar necesidades de financiación.
Porque conocer cuánto has facturado durante el último trimestre es importante, pero saber cuánto puedes ganar, cuánto dinero necesitarás y qué riesgos asumes antes de firmar un contrato puede ser todavía más valioso.
Conclusión: crecer más no siempre significa crecer mejor
Los resultados de Kainos demuestran que una compañía puede aumentar significativamente sus ingresos y beneficios absolutos mientras determinados márgenes se reducen. En su caso, el mayor recurso a contratistas y colaboradores externos contribuyó al deterioro del margen bruto de su división Digital Services.
En una pequeña empresa, este problema puede aparecer cuando aceptas proyectos de mayor tamaño sin calcular correctamente el coste del personal, las subcontrataciones y las necesidades de tesorería. Por eso, antes de celebrar un nuevo contrato, conviene preguntarte si la operación mejorará realmente la rentabilidad de tu negocio.
No necesitas crecer a cualquier precio. Necesitas que el crecimiento genere beneficios suficientes, preserve tu liquidez y te permita construir una empresa financieramente sostenible.
Si estás aumentando tu facturación, pero no sabes por qué tus márgenes no mejoran al mismo ritmo, puede ser el momento de revisar cómo calculas tus presupuestos y cómo gestionas los recursos de tu empresa.
¿Sabes cuánto gana realmente tu empresa con cada proyecto?
Si tienes una pequeña empresa de servicios y quieres conocer qué está ocurriendo con tus márgenes, tus costes y tu tesorería, puedo ayudarte a analizar tu situación desde una perspectiva de dirección financiera.
En Planifica tus Finanzas te ayudo a identificar dónde se está generando o perdiendo rentabilidad y a establecer una planificación financiera que te permita tomar decisiones con mayor seguridad.
Fuente: Kainos Group plc, “Interim results for the six months ended 30 September 2026”, comunicado RNS a la Bolsa de Londres, 9 de noviembre de 2026. Los ejemplos del despacho de ingeniería son ilustrativos y no corresponden a operaciones de Kainos.